保有個人データの利用目的

個人データの利用目的

1.保有個人データ又は第三者提供記録について

• （1）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めについて（開示等とは、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示をいいます。）
  開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。なお、封筒に「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。
  個人情報保護苦情・相談受付窓口：苦情相談窓口責任者
  住所：宮城県仙台市青葉区中央9-27　プライムスクエア広瀬通14F
  山信商事株式会社　個人情報保護管理者　管理部長宛
• （2） 「開示等の求め」に際して提出すべき書面（様式）等
  開示等の求めを行う場合は、下記の申請書をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封し下記宛ご郵送下さい。
  • ・個人情報開示・訂正・利用停止申請書
  • ・本人確認のための書類
    • a）「個人情報開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入および実印による押印
    • b）本人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証など）のコピー
    • c）本人の印鑑証明書

    ※代理人からの請求の場合には、上記に加え、以下の書類の提出を条件とする。

  ■開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合

  • ・本人の委任状
    （任意様式。ただし本人の署名・実印による押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須）

  ■代理人様が未成年者の法定代理人の場合

  下記のいずれかの写し

  • ・戸籍謄本
  • ・住民票（続柄の記載されたもの）
  • ・その他法定代理権の確認ができる公的書類

  ■代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合

  下記のいずれかの写し

  • ・後見登記等に関する登記事項証明書
  • ・その他法定代理権の確認ができる公的書類
• （3）「開示等の求め」に対する回答方法と手数料及びその徴収方法について
  開示等の求めに対して、書面による通知をする場合は上記「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正（変更）・利用停止申請書」を個人情報保護管理者宛ご郵送下さい。尚、利用目的の通知又は開示を書面によって回答する場合は手数料として1,000円分の切手を上記「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正（変更）・利用停止申請書」に同封して個人情報保護管理者宛ご郵送下さい。
• （4）「開示等の求め」に対する回答方法について
  • ・書面の場合:申請者の申請書記載住所宛に本人限定郵便よってご回答申し上げます。
  • ・メールの場合:申請者の申請書記載メールアドレス宛てにご回答申し上げます。
  • ・口頭の場合:申請者の申請書記載電話にて本人確認をさせていただいた上でご回答申し上げます。
• （5）開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
  開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。
  提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、6ヶ月以内に廃棄させて頂きます。
• ※保有個人データの不開示事由について
  次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。
  • ・申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社への登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
  • ・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • ・所定の申請書類に不備があった場合
  • ・開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
  • ・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • ・他の法令に違反することとなる場合

2.当社が講じている保有個人データの安全管理措置について

• ■基本方針の策定
• ■保有個人データの取り扱いに関する規則の整備
• ■個人情報の取扱いに関する規程を策定し、従業者に周知している。
• ■人的・組織的安全管理措置
  情報セキュリティに関する権限を定め、社員等の基本方針及び情報セキュリティに関する法令等の内容を周知徹底するなど、十分な教育及び啓発が行われるような必要な対策を講じている。
• ■物理的安全管理措置
  情報システムを設置する施設への不正な立入りの防止や、情報を損傷・妨害等から保護するために物理的な対策を講じている。
• ■技術的安全管理措置
  情報を外部からの不正なアクセス等から適切に保護するため、アクセス制御、不正プログラム対策の技術的な対策を講じている。

3.保有個人データに関する苦情・相談及びお問合せ対応

• （1）当社は、当社の保有する個人情報に関し、ご本人（代理人を含む）から利用目的の通知・開示・訂正（変更）・利用および提供の停止に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応させていただきます。また当社の個人情報の取り扱いに関するご質問、ご相談にも対応いたします。ただし、削除や消去については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えない場合があります。
• （2）当社の個人情報に関する苦情・相談及びお問合せは、以下の窓口で承ります。お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。尚、保有個人データの利用目的の通知又は開示をさせていただく場合は、本人限定郵便で回答致しますので、手数料として1,000円（税込）を徴収させていただきます。
• （3）受付時間は平日の午前9時から午後5時までとさせていただきます。
  担当窓口：個人情報保護管理者　管理部長
  電話：022-725-7735
  FAX：022-393-7728
  メールアドレス：info@yamashinshoji.com